「複数窓口からの予約管理が煩雑化してきた」「予約がバッティングしてしまった」このような悩みをお持ちではありませんか？予約業務をかんたんに、なおかつスムーズにしたい方は「予約管理システム」の導入を検討してみてはいかがでしょう。

予約管理システムとは、様々な媒体から寄せられる予約の受付や管理を行なってくれるシステムのことです。この記事では予約管理システムを導入するメリットや、サービスの選び方、オススメの予約管理システム・アプリを紹介していきます。

「予約管理業務を効率化したい」「自社に会った予約管理システムを見つけたい」という方はぜひご一読ください。

予約管理システムとは、電話・メール・FAX・来店受付・ホームページ・SNSなど、複数の媒体から寄せられる予約をまとめて受け付け、WEB上で一元管理するシステムです。

予約情報を一元化することで管理をスムーズにするだけでなく、予約媒体の増加によって引き起こされる「予約のバッティング」「管理の煩雑化」を防ぎます。予約管理機能のほかに「顧客管理」「オンライン決済」など、予約管理に役立つさまざまな機能が備わっているものもあります。

予約管理システムと同様の機能を持った「予約管理アプリ」も存在し、こちらはスマホやタブレット端末から操作が可能です。予約管理システム・アプリを導入することで、取りこぼし・ブッキングなどの人的ミスを防止し、予約管理におけるあらゆる業務を効率化してくれるでしょう。

予約管理システム・アプリを導入する3つのメリット

予約管理システム・アプリを導入する3つのメリットを解説していきます。

予約・管理業務の効率化

予約から受付までの業務を一元化することで、予約・管理業務を効率化します。今まで予約・管理業務に割いていたリソースを主業務にあてることができ、業務効率もUPするでしょう。時間コストも抑えられ、従業員の負担軽減にも繋がります。

予約の機会損失を防止

電話や店頭受付といった営業時間内にしか対応できない従来の予約方法と違い、予約管理システムなら365日24時間リアルタイムで予約の受付が可能です。これにより本来取れるはずだった予約の機会損失を減らし、集客アップに繋がるでしょう。

メールやSNSでも24時間の受付は可能ですが、結局対応は人がしなければいけませんよね。また、顧客側からすれば申し込み時点で実際に予約が確定してるかわからず、他の店舗に流れる可能性も。予約管理システムなら顧客側もリアルタイムで予約状況を確認できるため、安心できるでしょう。

事前決済により会計・集計の手間を減らせる

予約管理システムはオンライン決済、事前決済に対応しているものもあります。会計を事前に済ませておくことで、当日の会計・集計作業をスムーズに進めることが可能です。
また、予約当日に無断キャンセルされてしまった場合でも、預かった料金をキャンセル料にあてられるため、キャンセル料の未払いなどの金銭トラブルの防止にもなります。

予約管理システム・アプリの選び方

予約システム・アプリとひとえに言っても種類はさまざまです。ただ闇雲に導入するのではなく、適切なものを選ぶことでより効果を期待できるでしょう。

ここからは予約システム・アプリの選び方を解説していきます。予約管理システム・アプリを選ぶ上で抑えておきたいポイントは以下の3つです。

• 自社に合っているか
• 従業員・顧客共に扱いやすいか
• 利用料金は適切か / 無料プランの有無 

自社に合っているか

自社の業種・課題に適しているかを確認しましょう。「実際にそのシステムが同業界で使われているのか？」といった観点からサービスの実績を調べ、同業界で多く使われていたり、評価の高いものを選ぶといいでしょう。
また、自社の予約管理における課題を明確にし、課題を解決できる機能が備わっているかも確認してください。

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メールでの予約対応が頻繁に発生している場合は「yaritori」がおすすめです。
メールで予約管理を複数人で行っている企業さまは是非ご確認下さいませ。

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従業員・顧客共に扱いやすいか

予約管理システム・アプリを選ぶ際は扱いやすさにも注視しましょう。従業員、顧客共に扱いやすいものがベストです。扱いづらいものだと操作方法を覚えたり、新入社員へのレクチャーに時間を取られたりして、かえって業務効率が低下する恐れもあります。

また、顧客から見た操作画面も重要です。顧客が扱いづらさを感じてしまい、予約を断念してしまっては元も子もありませんよね。必ず導入前に操作性・管理画面のみやすさ、予約のしやすさを事前に確認しましょう。

利用料金は適切か/無料プランの有無

利用料金は適切なものかを確認しましょう。システムの利用料金はサービス、プランによってさまざまですが、基本的には多機能・高機能であればあるほど価格は上がります。

使わない機能のために料金を支払うのはコストの観点から見てもよろしくないでしょう。そのため「本当にこの機能は必要なのか？」という視点を持つのも大事です。自社の課題、それを解決するための機能、得られる効果を照らし合わせた上で、そのシステムが本当に適切な利用料金なのかを確認しましょう。

また、サービスによっては無料プランを設けているものもあります。無料プランならいざシステムが合わなかった場合も気軽に切り替えることができますので、初めてシステムを導入する際は無料プランのあるサービスを選ぶのがオススメです。

Kalonade（カロネード）

「Kalonade（カロネード）」は、美容・自由診療向けの予約・カルテ・POSなどあらゆる業務を一元管理できる業務管理システムです。予約管理から顧客管理、電子カルテ、受付・会計、スタッフのシフト管理までカロネード一つで簡単に完結！お店全体の業務効率UP、リピート率UPに貢献します。

美容クリニックやエステ・ネイルサロン、整骨院、美容院、パーソナルジムまで、幅広い業種でご利用いただけます。

【特徴】
・初期・更新費用0円/無料デモ実施中/契約期間の縛りなし
・予約管理・電子カルテ・シフト管理・会計管理・デジタル問診などこれ一つで完結
・予約時にスタッフ・リソースを自動最適化/効率的な予約管理で稼働率UP
・LINE予約や顧客データ分析機能の活用で顧客満足度・リピート率UP
・店舗のニーズに合わせてカスタマイズ/安心安全なセキュリティ

初期・更新費用0円、必要なのは月額費用のみであり、安心してはじめられます。
無料デモの案内もありますので、お気軽にお問い合わせしてみてください。

yaritori（Onebox株式会社）

「yaritori（ヤリトリ）」は、Onebox株式会社が提供するメールに特化した予約管理システムです。2020年からサービスの提供を開始し、現在では、業界・業種問わず200社超の企業が利用しています。

画面デザイン・操作性・導入のしやすさによる「使いやすさ」で評価されており、シンプルで使いやすくコスパの良い予約管理システムなら「yaritori」がオススメです。初期費用・最低契約期間もなく、月額1,980円（1ユーザー）ですぐに利用を開始することができます。

【特徴】
・メールの対応状況の可視化（未対応・対応済などのステータス管理）
・メールの担当者割り振り機能
・テンプレート管理（予約時やお問い合わせ時に利用することも可能）
・複数アドレスの一元管理（個人アドレスと代表アドレスの管理が可能）
・ビジネスチャット機能も搭載（開封確認やメンションなども可能）
・文章生成やクレーム検出できるAI機能「yaritori AI」　など

初期費用0円、最低契約期間もなく、1ユーザー1,980円から安心してご利用いただけます。
7日間の無料トライアルができるのでお気軽にお試しください。

【無料版】オススメの予約管理システム・アプリ

無料プランの存在する代表的な予約管理システム・アプリを紹介していきます。

STORES 予約

『STORES 予約』はさまざまな業種・業界で導入されている、予約管理システムです。初期費用がどのプランでも0円となっており、無料プランと合わせることで気軽に予約管理システムをお試しいただけます。

【特徴】
・導入実績80,000社以上
・無料で7日間お試し期間あり
・初期費用がどのプランでも無料

RESERVA（レゼルバ）

『RESERVA』は350種以上の業種・用途に対応した予約管理システムです。シンプルなUIで操作がたやすいのが特徴で、設定も3分で完了します。

【特徴】
・350を超える業種​に対応
・シンプルなUIでかんたん操作
・フリープランは永久無料

Airリザーブ

『Airリザーブ』は、店頭・電話・ネットから受けるすべての予約をクラウドで一元管理できる予約システムです。紙台帳による予約管理からクラウド上でのデジタル管理に変更することで、顧客・従業員共に予約状況が一目瞭然となります。

自社HPやブログへの接続も可能で、Airリザーブから発行される「予約画面のURL」を自社のHP・ブログにリンク設定するだけでネット予約を導入可能です。

【特徴】
・予約情報をクラウドで一元管理
・サイトやブログに接続可能
・気軽にネット予約を実現

SuperSaaS（スーパーサーズ）

『SuperSaaS』は多業種、多言語対応のネット予約システムです。完全セルフ型で運用でき、予約業務にかかるコストを大幅削減します。SuperSaaSは世界中の190,000を超える企業に導入されています。実績豊富な信頼感あるサービスです。

【特徴】
・多業種、多言語対応
・完全セルフシステムでコストダウン
・導入実績190,000社以上

【有料版】オススメの予約管理システム・アプリ

「予約業務のさらなる効率化」「顧客情報をマーケティングに活用したい」といった方々向けに、優れた機能を多数備えた有料版予約管理システム・アプリを紹介していきます。

eRESERVE（イーリザーブ）

『eRESERVE』は一般的な予約管理機能に加え、会員向けメール配信やSSL、バックアップ機能など、予約サイトの運営・管理・集客に役立つ機能が搭載されています。検索結果を上位に表示させてくれるSEO対策にも対応しているため、予約システムとしてだけでなく広告効果も期待できるでしょう。

【特徴】
・予約サイトのデザインテンプレートを選ぶだけでかんたんにネット予約を導入可能
・カレンダー機能や決済代行サービスで予約業務を効率化
・予約サイトの運営に役立つさまざまな機能が標準装備

ChoiceRESERVE（チョイスリザーブ）

『ChoiceRESERVE』は、業界・業種を問わず「予約」に関する悩みを持つ企業のための予約管理システムです。運営歴15年以上・導入社数4000件以上とたしかな信頼と実績があります。
ChoiceRESERVEは豊富な機能と手厚いサポートが特徴的です。システムの導入、運用、課題解決までスタッフが徹底サポートしてくれます。

【特徴】
・運営歴15年、4000件以上の導入実績
・予約システムの導入提案、運用まで徹底サポート
・複数店舗への導入可能

リザエン

『リザエン』は200業種以上のあらゆるビジネスシーンを想定した予約システムです。さまざまな業種に対応しながらも、標準装備で対応できない場合は独自のカスタマイズ開発で柔軟に対応します。セキュリティ対策も万全で、アプリケーションの脆弱性、サーバーの24時間365日監視・運用体制が整っているため、安心して利用できます。

【特徴】
・200業種以上のビジネスに対応
・独自のシステムカスタマイズが可能
・セキュリティレベルが高い

まとめ｜自社に合った予約管理システムで業務を効率化

予約管理における悩みを解決するなら「予約管理システム」の導入がオススメです。予約管理システムは自社の課題、規模、求める機能に合ったものを導入してこそ、より効果を得られます。自社が必要としているものを吟味した上で、それに適したシステムを導入し、業務を効率化しましょう。