社内メンバーへの情報共有が上手くできないと、さまざまな問題が発生してしまいますよね。
「業務が属人化してしまい、担当者が休めない」「適切なアドバイスを得られないため作業が非効率化してしまう」などの問題を抱えている方も多いのではないでしょうか？
リモートワークの浸透で、今まで口頭で確認ができていたり、近くにいるから何となくできていた繁忙状況の確認も難しくなってきています。
本記事では、社内における情報共有を改善し、こうした課題を解決できるツールをご紹介します。
「yaritori」は、部署間を超えた連携や迅速な情報共有を可能にする新しいメールサービスです。メールごとに社内メンバー向けにチャットができるなど、便利な機能が備わっています。サービス概要・導入事例などを記載したサービス紹介資料をご覧ください。
多くの企業が情報共有で悩んでいる
本記事をご覧いただいている方には、情報共有方法を改善して社内コミュニケーションを活性化させたいとお考えの方も多いと思います。
チームへの情報共有が適切にできていないと、さまざまな問題が発生してしまいますよね。
実際にHR総研によるアンケート調査では、企業の人事責任者・人事全般の担当者（331名）のうち約4分の1が「社内の情報共有ができていない」と考えていることがわかりました。また、社内の情報共有が十分できていると回答した企業は全体のわずか3%しかおらず、情報共有に課題を抱えている企業がいかに多いかが伺えます。
特に、「部門間の連携」「迅速な情報共有」が課題
社内での情報共有は、社員間のコミュニケーションがなければ始まりません。
HR総研によるアンケート調査では、9割超の企業が「社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になる」と考えていることが明らかになっています。こうした社内コミュニケーションの不足で企業担当者はどういった業務上の課題を感じているのでしょうか？
調査結果で最も多かったのは「部門間・事業所間の連携」の73％で、次いで「迅速な情報共有」が66％といったことがわかりました。
このことから特に、情報共有をスムーズに行い組織内のコミュニケーションを活性化していきたいという意向を持っている企業担当者が多いことが推察されます。情報共有のコミュニケーションそのものの最適化や効率化が求められているといえるでしょう。
情報共有が上手くいかないことにより発生する課題
それでは、「部門間の連携」や「迅速な情報共有」をはじめとする、”情報共有が上手くできない”ことで発生する具体的なデメリットをみていきましょう。
業務の属人化
まずは、業務が属人化がしてしまうことです。「この業務は〇〇さんに聞かないとわからない」「これは〇〇さんしか対応できない」といった会話を会社でよく耳にすることはないでしょうか？
特定の業務をある担当者だけが担っている状態だと、他の人が業務を対応することができないため、担当者が休めないといった問題や、業務自体が回らない問題が発生します。また、業務に関する知識やスキルが引き継がれないため、組織やチームにナレッジが蓄積されないといった問題にもなります。
作業の非効率化
業務の属人化は、問い合わせ対応や引き継ぎなどあらゆる作業の非効率化にも繋がります。誰かに相談をすれば素早く解決できる問題も、適切なアドバイスを得られないため上手く進行できないといったことはないでしょうか？
普段から社内で十分な情報共有やコミュニケーションがとれていれば、トラブルになりそうな場面で事前に回避できることがあります。しかしそうでない場合は、本来であれば「ここは間違いが起こりやすいから気をつけよう」といったようにチーム全体で課題を共有し、対応を検討すべきですが、ミスが起きてしまうことで無駄な業務が発生しがちです。
チームの雰囲気の悪化
このように業務が属人化し作業が非効率化していくと、さらにコミュニケーションが減る悪循環に陥ってしまいます。業務内容が可視化されず、特定の人に作業が偏り、不平等感などが募っている状態です。
昨今のビジネス環境では、部署やチームを超え、各チームが協力して課題解決にあたることが必要不可欠です。しかし、十分な情報共有やコミュニケーションがとれず、伝達漏れや知っていれば回避できたはずのトラブルが起きてくると、どんどん信頼関係は失われていきます。
情報共有が上手くいかないと、組織全体の生産性の低下に繋がるのがわかると思います。
効果的な情報共有のために見直したいポイント
情報共有不足により発生するさまざまな課題を確認できました。
それでは、情報共有の仕方をどのように改善したら良いでしょうか？そのポイントをみていきましょう。
コミュニケーションしやすい組織風土・社風を目指す
まずは、コミュニケーション力をはじめとしたソフト面でのスキルや意識の変革に取り組みましょう。
HR総研によるアンケート調査では「コミュニケーションを阻害している要因」として「管理職のコミュニケーション力」（48%）で最多であり、次いで「組織風土・社風」「社員のコミュニケーション力」（40％）、「経営層のコミュニケーション力」（31％）が挙げられており、これらの重要さが見て取れます。
こうした問題には、管理職を対象にした研修や、定期的なフォローアップの機会を設けるのがオススメです。フリーアドレスの導入やオフィス環境から雰囲気を醸成する取り組みも欠かせません。
離れた環境でも情報共有しやすい仕組みを整える
次に、テレワークなど離れた環境で業務をすることを前提に仕組みを整えることも重要です。
働き方改革の浸透に加え、新型コロナウイルスの影響もあり、働き方をリモートワークに移行された企業も多いのではないでしょうか？また、本店・支店、本部と店舗など業務体系上、離れた場所での連絡体制を構築する必要が出た企業も多いでしょう。こうしたことからも、物理的に離れた場所でも情報共有をしやすい仕組みを整えておくことは急務といえます。
このように社内コミュニケーションを活性化してスムーズな情報共有を目指すには、もちろん企業の風土やチームとして努力していかねばならない部分はあります。
しかし、テレワークが浸透している今、そもそも遠隔でチームコミュニケーションを取りやすい方法が存在しているかも見直す必要があるでしょう。
情報共有ツールを見直す
コミュニケーション方法そのものの改善や、組織風土・社風などカルチャー面を変えることも重要ですが、情報共有を効果的に行うためのツールを見直すことも解決策の一つです。
実に8割の企業がメールを使い社内でのコミュニケーションを取っています。一方で、メールはこうした部署をこえた情報共有やスピーディーなコミュニケーションがしにくいツールでもあります。
「yaritori」なら情報共有のコミュニケーションがこう変わる
「yaritori」は、部署間を超えた連携や迅速な情報共有を可能にする新しいメールサービスです。メールを複数人で扱うことを前提に、コラボレーション機能機能などをつけたサービスで、社内メンバー向けにチャットができるなど、便利な機能が備わっています。
yaritoriを使うことで情報共有がどう変わるかを具体的にみていきましょう。
- テレワークにも対応したクラウド型のサービス
- 社内外のコミュニケーションを集約
- メールの対応状況を可視化し、報連相もかんたん
クラウド型のツールなのでリモートワークにも対応
まず、「yaritori」はクラウド型のメールサービスのため、インターネット環境とPCがあればどこからでも業務をすることが可能になります。ThunderbirdやOutlookなどのPCにダウンロードをして利用するメールソフトをお使いのお客さまは、リモートワークでも業務を継続できる体制を構築することが可能になります。
社内外のコミュニケーションを集約
メールを中心とした社内外のコミュニケーションを完結することが可能です。お客さまからのメールについて、「どのように返信したらよいか？」といった相談や、「このように返信しようと思うのですがいかがでしょうか？」といった承認依頼などは多くないでしょうか？
yaritoriでは、メールごとに社内向けの情報共有はチャットが使えます。誰がメールを見たのかが分かる機能や、特定の人の確認を促す@メンションなどの機能も使えるので、メールの転送やCCでの情報共有をかんたんにします。
メールの対応状況を可視化し、報連相もかんたん
特に対外的なメール対応が多い場合、お客さまからの問い合わせメールの対応状況・進捗についての情報共有が必要な企業さまも多いと思います。
「〇〇さんからのメールに返信したのか？」「〇〇さんからのメールに対応しているのはだれなのか」といった確認が必要なケースも多いのはないでしょうか？メールに対して返信済みなのかどうかといった進捗に加えて、誰が担当しているのかも把握したいですよね。
メールごとの「未対応」「対応済み」などの対応ステータスを管理することができます。さらに、誰がメールを返すのかの「担当者」設定もできるので、 これにより二重対応や対応漏れを防ぐこともできます。
いかがだったでしょうか？
「yaritori」はさまざまな業界・業種で利用されています。複数人で共有のメールアカウントを使った問い合わせ管理や、営業メールを全員で共有し効率化するなどさまざまな使い方があります。
1ユーザーあたり月額980円（税抜き）〜で利用でき、14日間の無料トライアルが可能です。（最低契約期間などもございません。）サービスサイト（http://fukurou.local）より、お気軽にお申し込みください。
まとめ｜情報共有ツールでリモートワークでもスムーズなやりとりを！
この記事では、情報共有における課題と解決方法、そして情報共有ツール「yaritori」をご紹介させていただきました。
働き方改革・コロナ禍による影響で、リモートワークをしている方も多いと思います。スムーズな情報共有を実現し、社内コミュニケーションを活性化する一助になれたら幸いです。
▼「yaritori」について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事がオススメです。
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