メールは、仕事におけるコミュニケーションにおいて、今や欠かせないツールだといえます。メールを使うためには、メールソフトが必要です。
しかし、どういったメールソフトを利用すれば良いかと迷う人は多いのではないでしょうか。
特に、中小企業の方の場合は、少ない予算で選ばないといけなかったり、使いこなせるのかという不安を抱えている企業様もいるのではないでしょうか。
そこで当記事では、中小企業におすすめのメールソフトを厳選して比較紹介します。メールソフトの選び方でお悩みの人に向けて「メールソフトの適切な選び方」がわかるよう、必要なポイントを解説します。
具体的なおすすめサービスも紹介するため、ぜひメールソフト選びにお役立てください。
メールソフトとは
メールソフトとは、メールの送受信や管理に欠かせないツールです。メールソフトがあることで、メールの作成や、相手にメールを送信したり相手からのメールを受信できます。
メールソフトの種類は2つ
メールの送受信や管理を行なう専用ツールは、「メールソフト」と「Webメール」に大別できます。
メールソフトは、ソフトをパソコンなどにインストールして使用し、インストールした端末のみで使用可能なのが特徴的なサービスです。オフラインでも過去のメールは閲覧できます。
Webメールは、インターネット環境とパソコンなどのデバイスがあれば使用でき、端末や場所を選ばない利便性が魅力です。
昨今ではWebメールも含め「メールソフト」と称されるため、当記事でも両者をまとめて「メールソフト」として紹介します。
メールソフトの主な機能
各社からメールソフトがリリースされており、その機能は多種多様です。基本的に共通する主な機能は、以下のような内容になります。
- 文字や文章の送受信
- 添付ファイルの送受信
- 送受信したメールの検索
- メールの転送・削除
- アドレス帳（連絡先）の管理
メールソフトによっては、上記以外に「グループウェア機能」や「アドレスの複数名管理」「一斉送信機能」といった実用的な機能を搭載しています。
共通した基本機能以外の機能面で自社に必要な機能を持ったサービスを選定することが重要です。
【参考】ビジネスでのメール利用の実態
メールソフトは、ビジネスシーンにおいて欠かせないツールです。ここでは、ビジネスメールの実態について詳しくみていきましょう。
日本ビジネスメール協会の調査によると、仕事のコミュニケーション手段で最も利用されるのはメール（全体の98.4%）で、ビジネスマンのほぼ全員がメールを活用しています。
また1日あたりのメール送信数は15.24通であり、受信数は49.97通と言われています。
調査結果から、ビジネスのコミュニケーション手段としてメールは必須だといえます。
ビジネスで頻繁に活用する「メール環境」を見直せば、仕事をより効率的・スムーズに進められる可能性があるでしょう。そのため、次項で紹介するメールソフトの選び方を参考にし、自分の環境や課題に合ったメールソフトを見極めることが大切です。
参照元：日本ビジネスメール協会
おすすめのメールソフトの選び方
目的に合ったメールソフトを選び、メール環境を整えれば、作業効率アップが期待できるでしょう。ここでは、最適なメールソフトを選ぶための判断軸について、6つの内容を紹介します。
利用用途：ビジネス用途で利用するかどうか
メールソフトを使用するシーンは、プライベートとビジネスにわけられます。プライベートとビジネスでは、メールソフトを選ぶ基準が異なるでしょう。
プライベート利用では、基本的な送受信ができ、一定のセキュリティが保持できていれば、大抵のケースで事が足ります。一方、ビジネス利用では基本的な機能に加え、高いセキュリティや信頼性が重要です。信頼性では、とくに「独自ドメインを取得しているか？」や「広告表示がされないか？」などをチェックすると良いでしょう。
また、複数人での管理が必要な場合には、無料のメールソフトの機能では対応の難しい部分もあるため、検討が必要です。
▼ビジネス・法人におすすめのメールソフトについては以下を参考にしてみてください。
ビジネス・法人で使えるメールソフト比較5選｜有料・無料など選び方を解説
費用面：無料サービスか有料サービスかなど
メールソフトの選定において、予算も重要な判断基準になります。
プライベートであれば、メールの基本的な機能のみが使用できる「無料のメールソフト」であってもそれほど支障はないでしょう。
ただしビジネスの利用の場合には、基本的に独自ドメインの取得やセキュリティの保護が非常に重要な要素になります。信用面においても「独自ドメイン取得」や「高いセキュリティ」が必須要件となるため、無料ではなく有料サービスの利用を推奨します。
中小企業や個人事業者の方は、「そんなに費用はかけられない」「ITリテラシーが高い社員が少ない」といった特有の課題があるかと思います。導入障壁を軽減するためにも、まずはシンプルで安価なサービスを利用することをおすすめします。
▼ビジネス用途におすすめな有料のメールソフトは以下を参考にしてみてください。
有料メールソフト比較4選｜メリットや無料版との違いを解説
機能面：自社に必要な機能や現状の課題は何かなど
メールソフトによって搭載する機能は異なるため、選ぶサービスによっては、自社の課題を解決できない可能性があります。そのため、メールソフト選びでは、課題解決につながるサービスを選ぶことが大切です。
例えば、日々送られてくるメールへの対応漏れが多い場合には、対応遅れや対応しなかったことによって、信用問題低下や機会損失などの可能性が考えられます。メールの処理数が多く、対応漏れを防ぎたい場合には、「リマインド機能が搭載されているもの」や「複数名で利用できる」メールソフトが望ましいでしょう。
他にも、メール文の作成に時間がかかる場合には、文章作成までサポート可能なメールソフトを利用することで業務時間の大幅な削減に活用することができます。
中小企業で多い事例として、「問い合わせ対応の工数がかかる」や「問い合わせ管理が難しい」「メール文章作成に時間がかかる」などの問題も多いかと思います。メールソフトによっては複数人管理に特化したサービスや文章作成支援のできるサービスもあるので検討することを推奨いたします。
業務環境面：デバイス・OSなど
適切な機能をもつメールソフトであっても、自社で使用するデバイスやOSに適さなければ、意味をなさないでしょう。仮に自社がパソコンのMac製品を使用していた場合に、対象サービスがWindowsのみであれば、利用できないため注意が必要です。
また、メールソフトのなかでも「インストール型」を検討する場合には、自社で活用する機会が多いデバイスに合致するサービスを選びましょう。Webメール型のメールソフトであれば、どういったOSであっても、基本的に使用できます。デバイスやOSなどを気にせずメールソフトを使いたい場合には、Webメール型を選んでおくと安心です。
▼Webメールに関しては以下でおすすめのサービスをご紹介していますので、是非参考にしてみてください。
Webメールサービスのオススメ3選！選び方や特徴も解説
他サービスの利用状況：グループウェアなど
組織間のコミュニケ―ションを意識する企業は、チャットやカレンダー機能を搭載するグループウェアを利用しているかもしれません。現段階でグループウェアを活用しているケースや、将来的にグループウェアを導入したい場合には、同機能が搭載されたメールソフトを選ぶのも1つの方法です。
グループウェア機能にメールも搭載されていれば、1つのシステム内での対応で完結するので、作業効率がアップします。特にWebメール型であれば、場所や端末を選ばずにメール・チャット・予定管理などができるため、忙しいビジネスマンにもおすすめです。
セキュリティ面
メールの送受信では、本文内容や添付ファイルに機密情報を付与するケースもあるでしょう。また、自分や相手のアドレス情報自体も、重要な個人情報だといえます。機密情報や重要情報が漏洩すると、誰かに悪用されるだけでなく、信用情報の低下にもつながります。
特にビジネスシーンで活用している場合には、今後の取引にも影響が発生しかねません。ウイルス感染や誤操作による情報漏洩や、メール経由によるデバイスへのウイルス感染を防ぐためには、セキュリティ性の高いメールソフトを選ぶことが必須です。
中小企業におすすめのメールソフト６選
ビジネスシーンで活用するメールソフトには、「独自ドメイン取得可」や「高セキュリティ」などの側面が重視されます。そのうえで、自社に合った利便性の高いソフトを選ぶことが重要です。
ここでは、中小企業のビジネスシーンでおすすめのメールソフトについて、６サービスをご紹介します。
yaritori｜Onebox株式会社
yaritoriは、Onebox株式会社が運営するビジネス用メールソフトです。2020年創業であるものの、機能性や評判に注目が集まり「各種メディア」に取り上げられるなど、勢いがある企業の1つです。現在では幅広い業界で導入されており、導入企業数は180社を超え、安心してご利用いただけるサービスになっています。
yaritoriの主な機能
・複数の代表メールアドレスの一元管理
・ステータス管理による可視化（二重対応や対応漏れの防止）
・AIによる文章作成サポート（yarotori AI）
・SlackやChatworkとのビジネスチャット連携、Salesforce連携、LINE連携
・個人メールも他メンバーに共有されない形で一元管理できる など
yaritoriの料金
【初期費用】
なし
【月額費用】
1,980円～／1ユーザー
※最低契約期間なし
【無料トライアル】
7日間無料トライアルあり
eM Client｜eM Client社
eM Clientは、チェコに本社をもつeM Client社が開発したメールソフトです。eM Clientの日本における正規代理店は、株式会社LODESTAR JAPANです。同社では、PowerPointのテンプレートサービスや、パソコン内のデータ復旧ソフトなども取り扱っています。
eM Clientの主な機能
・複数メールアカウントの一元管理
・カレンダー・タスク
・ノート
・チャット
海外のソフトであるため、20言語に対応しており、海外とメールの送受信をする機会が多い人にとって嬉しいポイントだといえます。
eM Clientの料金
無料版と有料版があるものの、無料版は容量や機能に制限があることから、ビジネスシーンでの利用を視野に入れる際には有料版を選ぶと良いでしょう。また、eM Clientは月額支払い制ではなく、ライセンス購入によって使用が可能になります。
【ライセンス費用】
ライセンス費用は、プランおよび種類によって異なります。
・eM Client 9 PRO（個人・小規模事業者におすすめ）
通常版：ライセンス単価7,999円（税込）
無期限版：ライセンス単価17,599円（税込）
・eM Client 9 PRO for Companies (ビジネス／官公庁・学校法人、中規模 〜 大企業事業者におすすめ)
通常版：ライセンス単価10,449円（税込）
無期限版：ライセンス単価21,009円（税込）
Outlook｜Microsoft
Outlookは、アメリカのソフトウェア開発会社であるMicrosoft社が運営するメールソフトです。メールソフトのほかに、Word・Excel・PowerPoint・OneDriveなど、さまざまなアプリやサービスを提供しています。
Outlookの主な機能
・Microsoft365との連携（Microsoftユーザーとの相性が〇）
・予定表との連携
・無料版と有料版がある
Outlookには無料版と有料版があるものの、ビジネスシーンを想定する場合には有料版を選ぶと良いでしょう。無料版の場合には、独自ドメインが取得できず、セキュリティも限定的な内容になります。
Outlookの料金
【初期費用】
なし
【月額料金】
プランごとに、月額料金が異なります。
Microsoft 365 Basic…月額260円／または年間2,440円
Microsoft 365 Personal…月額1,490円／または年間14,900円
Microsoft 365 Family…月額2,100円／または年間21,000円
【プランごとの違い】
・BasicとPersonalは1人用だが、Familyは最大6人で利用可
・ParsonalとFamilyは、OneNote・エディター・Formsなどの機能も搭載
Gmail｜Google
Gmailは、インターネット関連サービス会社のGoogle社が運営するメールソフトです。Gmailの利用者数は、10億人におよびます。
Gmailの主な機能
・メールの転送・検索
・テンプレート
・Googleドキュメント・Googleフォトなどの利用
・チャット
・ラベリング
Gmailは、複数名でのドキュメント共有やチャットといった「コミュニケーション」に力を入れていることが特徴です。
Gmailの料金
Gmailは無料版のみであるものの、データ容量について15GB以上を希望する場合には、以下のように料金が発生します。
ベーシック（100GB）…250円/月
スタンダード（200GB）…300円/月
プレミアム（2TB）…1,300円/月
Becky!Internet Mail｜有限会社リムアーツ
Becky Internet Mailは、千葉県に本社をもつ有限会社リムアーツが運営するメールソフトです。Becky Internet Mailのほかに、Windows上で動作する、高速・高機能なテキストエディタも提供しています。
Becky!Internet Mailの主な機能
・テンプレート機能
・リマインダー機能
・USBに保存し外部でも利用可
Becky Internet Mailには、グループウェア機能はないものの、大量のメールデータを保存していても、迅速なレスポンスで快適に利用できる点が特徴です。
（※パソコンのOSは、Windowsのみに対応しています。）
Becky!Internet Mailの料金
Becky Internet Mailは、月額支払いではなく、ライセンス購入によって使用できます。
【ライセンス費用】
4,400円（1ライセンス／税込）
※30日間の無料トライアルも可能です。
Thunderbird｜MZLA Technologies Corporation
Thunderbirdは、Mozilla Foundationの子会社である「MZLA Technologies Corporation」が運営するメールソフトです。Mozilla Foundationは、インターネットブラウザ「Fire Fox」を展開しています。
Thunderbirdの主な機能
・クイックフィルター
・添付ファイルリマインダー
・複数メールアカウント管理
・メッセージアーカイブ
Thunderbirdは拡張機能も充実しており、チャットなどを希望する場合には、拡張機能を利用すると良いでしょう。
Thunderbirdの料金
完全無料であり、有料版はありません。
【参考】プライベートシーンでおすすめのメールソフト２選
プライベート利用であれば、独自ドメインが取得できず、グループウェア機能などが搭載されていなくても問題ありません。ここでは、プライベートレベルでおすすめのメールソフトを紹介します。
Yahoo!メール｜LINEヤフー株式会社
Yahoo!メールは、インターネット広告事業やイーコマース事業を行なうLINEヤフー株式会社が運営するメールソフトです。利用者数は、2,400万人におよびます。
Yahoo!メールの主な機能
・メール検索
・フォルダ分け
・提携カレンダーとの連動
・サブアドレスの作成（最大10個）
・着せ替えテーマ
Webメールで手軽に登録・利用できることから、プライベートのメインメールとして利用する人も多いでしょう。またヤフオクを利用する際には、Yahoo!メールのアドレスが必要であるため、オークションユーザーにとっても馴染み深いメールソフトです。
有料版も存在するものの、「完全な」独自ドメインの取得が難しいため、プライベートにとどめた利用をおすすめします。
Yahoo!メールの料金
以下のサービスを希望する場合には、別途料金が発生します。
・マイネームアドレス：月額330円（税込）
好きなドメインのメールアドレスを作成可
（×××＠××.nameという形になる）
・ウイルスチェックサービス：月額220円（税込）
ウイルスメールの受信ブロックをはじめ、自身が感染していた場合に、他者への送信をブロックしてくれる
・セキュリティーパック：月額304円（税込）
ウイルスチェックにプラスし、「メールの保存期間が無期限」や「メールボックスの容量無制限」などの機能をもつ
sylpheed
sylpheedは、日本のプログラマー「山本博之氏」が運営するメールソフトです。山本氏は、sylpheedを開発したことで、日本OSS貢献者賞を受賞しました。同賞は、日本OSS推進フォーラムと独立行政法人情報処理推進機構が創設した賞です。
sylpheedの主な機能
・複数アカウントの管理
・スレッド表示
・アドレス帳
・カラーラベル
直感的に操作できる便利なメールソフトなので、プライベート利用で操作の習得に時間をかけたくない人にとっておすすめです。有料版が存在するものの、チャット機能といったグループウェア機能は存在しません。
sylpheedの料金
無料版と有料版がある。（無料版は、容量や機能に制限がある）
有料版の料金は、以下のとおりです。
【ライセンス費用】
月額支払いではなく、ライセンス購入によって使用できます。
・sylpheedPro…ライセンス購入料3,300円（税表記不明）
▼プライベートでの利用におすすめの無料メールに関しては以下を是非参考にしてみてください。
無料メールソフト比較7選｜有料版との違いやメリット・選び方を解説
まとめ｜中小企業にはシンプルで安価な有料メールソフトがおすすめ！
メールソフトを選ぶ際には、目的にあったサービスを活用することが大切です。
特にビジネスシーンの利用では、独自ドメインの取得ができ、セキュリティ面でも安心できる「有料のメールソフト」を選ぶと良いでしょう。
また昨今では、多様な働き方が一般化しているため、働き方や場所が異なっても、コミュニケーションを取れるようなメールソフトが非常に人気です。メールの複数人管理や、グループウェア機能も搭載するメールソフトを選べば、多様なニーズにも対応できるでしょう。
▼メールソフトについて詳しく知りたい方は以下を是非参考にしてみてください。
メールソフトとは？仕組みや種類などの基本知識を徹底解説
