コロナウイルスの流行以降、リモートワークを導入する企業が増えてきています。リモートワークの導入は、事業や採用などさまざまなメリットがあります。
一方で、「リモートワークをするには何から始めればよいのかわからない」という方もまだまだ多いのではないでしょうか。
そこで、この記事では、リモートワークの始め方を初心者向けにわかりやすく解説します。
業務の基本となるパソコン環境を構築する方法から、リモートワークで発生しがちな「コミュニケーション不足」や「情報共有のしにくさ」を解決するオススメのITツールまで紹介します。
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リモートワークを導入する目的・メリット
【企業視点】
コストの削減：出社の必要がなくなるため、企業はオフィススペースや社員の交通費、関連設備（電気代、清掃費用など）にかかるコストを大幅に削減できます。
災害時やパンデミック時の事業継続性：災害やパンデミック、台風や大雪といった状況においても、業務の中断を最小限に抑え、事業継続性を確保できます。
人材の確保：遠隔地からでも仕事ができるため、地理的な制約に縛られることなく、優秀な人材を採用できます。また、健康上の理由で出社が難しい人に関しても柔軟な対応が可能となります。
生産性の向上：自分の快適な環境で仕事ができ、またオフィスでの社内会議や雑談などの時間が削減されるため、業務の生産性を向上させることができます。
【従業員視点】
通勤にかかる負担の軽減：毎日の通勤にかかるストレス・時間を削減できます。従業員はよりリラックスし、仕事により集中できるようになります。
ワークライフバランスの向上：柔軟な働き方が可能になるため、家庭や趣味などプライベートの時間を確保でき、従業員の意欲や満足度が向上します。
リモートワークを導入するさいの注意点・デメリット
次に、リモートワークを導入するさいの注意点・デメリットです。注意点・デメリットを認識したうえで、リモートワーク時の業務方法の見直しや、適切なITツールの導入で解決・対策することが可能です。
【企業視点】
コミュニケーションが希薄になる：対面でのコミュニケーションが減少するため、情報の共有やチーム協力が難しくなります。トラブルへの対処なども遅れてしまうと、顧客満足度が低下する可能性があります。
情報漏洩リスク：会社の情報を外へ持ち出すため、機密情報の管理が難しくなり、情報漏洩のリスクが増加します。
【従業員視点】
部下のマネジメント：従業員の業務遂行状況や進捗の把握が難しくなります。また、孤立によりメンタル面への悪影響が生じる可能性もあります。
無駄な工数の発生：リモートへの接続やテキストコミュニケーションが必要になり、本来の業務に取り組む時間が削減されることがあります。
リモートワークの実現方法を検討する前に、自社の状況に合わせたメリットとデメリットを比較し、メリットが上回ることを確認することは重要です。
リモートワークのやり方3ステップ
それでは、具体的なリモートワークのやり方を3つのステップに分けて解説していきます。
- パソコンなど基本的な業務環境を整える
- コミュニケーションツールを導入する
- 勤怠などの業務状況を管理できるようにする
ステップ① パソコンなど基本的な業務環境を整える
まずは、基本的な業務環境をどのように整えるかを検討します。
仕事に必要なアプリケーションなどをクラウドに移行し、モバイルPCからアクセスするなど、4つのパターンのうちどれかを選択することが一般的です。それぞれにメリット・デメリットがあるので、現在の業務状況などから自社に合った導入方法を見つけましょう。
- クラウド型アプリ：仕事に必要なアプリケーションやデータをクラウド上に移行し、インターネットを通じてアクセスする方法です。サーバー設置などが不要なため、低コストで導入できます。一方で、データ漏洩やウイルス感染を防ぐために、信頼性の高いインターネット接続が必要になります。
- リモートデスクトップ（RDS）：専用のアプリや認証キーを用い、オフィスのデスクトップコンピュータに遠隔からアクセスし操作する方法です。データやファイルはオフィスの端末で保管できるため、情報漏洩リスクを抑えることができます。一方で、スペックや機器の相性によりしばしば通信速度が遅くなることがあります。
- 仮想デスクトップ（VDI）：オフィスに設置された仮想デスクトップに遠隔からアクセスし操作する方法です。複数人で1台の仮想マシンを共有するリモートデスクトップと違い、仮想デスクトップは1ユーザーにつき1台の仮想マシンが割り当てられるため、社員は個別の環境を構築できます。ただ、その分費用も高額になります。
- 会社PCの持ち帰り：会社のPCを自宅に持ち帰り、VPN（特定の人のみが利用できる専用ネットワーク）接続等により社内システムにアクセスする方法です。手軽に実施できる反面、データを社外へ持ち出すことになるため、セキュリティとデータの保護に対する厳格な措置が必要です。
ステップ② コミュニケーションツールを導入する
次に、リモートワークではチーム協力や進捗の把握が難しくなるため、社内外のメンバーと適切に連絡を取れるようにする必要があります。
それまで社外メンバーなどとのメール連絡を会社のサーバーで行なっていた場合、クラウドメールへと移行する必要があります。これにより、従業員は会社のPC以外でも、インターネットがあればメールにアクセスできるようになります。
また、社内ではビジネスチャットを導入することで、従業員はちょっとした相談や雑談がしやすくなります。これにより、リアルタイムでの共同作業や進捗報告が促され、スムーズに業務を進めることができます。
加えて、Web会議ツールはリモート環境で非常に重要です。対面のコミュニケーションに近い形で相手の顔を見ながら、遠隔地にいるメンバーと問題解決や意思決定を行うことができます。
リモートワークにおすすめのコミュニケーションツールについて詳しくは、「リモートワークに最適なコミュニケーションツール7選！選び方も解説」をご参照ください。
ステップ③ 勤怠などの業務状況を管理できるようにする
リモートワークでは、勤怠や業務状況を管理する仕組みも重要です。例えば、以下のようなツールは、リモートワークの効果的な運用に役立つでしょう。
勤怠管理システム：出勤・退勤時刻の記録、休暇の申請・取得記録やシフト管理など勤怠管理業務を支援するためのシステムです。勤務時間や賃金の集計の効率化にも役立つツールとなっています。
タスク管理ツール：業務の進行度合いをわかりやすく管理するために、誰がどんなタスクを持っているのかをわかりやすくするためのツールです。リモートだと把握の難しい業務の進捗や量を可視化し、タスクの遅延や漏れを防げます。
監視ツール：ウェブサイトへのアクセス状況や業務アプリの稼働状況をチェックすることができるツールです。作業の進捗や生産性を把握できますが、度が過ぎる監視は社員のモチベーションを下げるため注意が必要です。
リモートワークの業務や勤怠を管理できるツールについて詳しく知りたい方は、「リモートワークの管理ツール7選！失敗しない選び方も徹底解説」もご参照ください。
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これにより、「スピーディーなコミュニケーションがしづらい」や「ナレッジや情報の共有がしにくい」といったリモートワークの課題を、メールコミュニケーションを中心に解決することができます。
リモートワークで必要なツールについて詳しくは、「【最新版】リモート・テレワークに必須のオススメツール8選をご紹介」をご参照ください。
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