中小企業にとって、業務の効率化やコミュニケーションの改善は大切な課題です。そこで、グループウェアを活用することが有効な手段となります。
しかし、グループウェアの選び方や導入方法には悩みがつきものです。
本記事では中小企業におすすめのグループウェア5選を比較して、その特徴や使い方を解説します。
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グループウェアとは？
グループウェアとは、社内のコミュニケーションや情報共有を活性化したり、効率的に業務が行えるように設計されたソフトウェアです。
グループウェアには主に次のような機能があります。
・メール / チャット / 掲示板
・タスク / スケジュール管理
・設備予約(会議室や備品など)
・日報機能
・ワークフロー機能
・メモ機能
・連絡先一覧
このような機能を用いると、リモートワークでもメンバー同士のコミュニケーションを円滑にし、プロジェクトや部署間での情報共有もリアルタイムで行えるため活性化を促します。さらに、ペーパーワークをなくしてスムーズな事務処理も実現します。
グループウェアについて詳しく知りたい方は「グループウェアとは？機能や導入メリットや無料ツールなど徹底解説」をご覧ください。
中小企業がグループウェアを導入して得られるメリット4つ
次に、グループウェアを活用するとどんなメリットがあるのか解説していきます。
(1)メールアドレス（ドメイン）も一緒に作れる
グループウェアにはチャット機能や掲示板機能などがあります。
これらの機能は部署やプロジェクト単位で作成可能なため、情報共有が簡単にできます。
(2)リモートワークでもコミュニケーションがスムーズ
リモートワークだとすぐにコミュニケーションが取れないのが課題ですが、チャット機能はLINEのように連絡がメールよりも簡単、かつスピーディーに行えるためコミュニケーションが活性化されます。
(3)コスト削減につながる
会議室や備品の予約、他部署への業務依頼など各種申請書類を電子化して、申請から決裁をグループウェア内で行うことが可能です。
そのため、ペーパーワークで行っていた場合は紙やインクなどの経費削減にも繋がります。
また、グループウェア上で承認状況の確認もできるため、ワークフローが改善され最終的に生産性の向上も図れます。
(4)業務の進捗確認が可視化される
グループウェアにはスケジュール管理やタスク管理機能もあるため、リモートで対応している社員の業務進捗の把握もしやすいです。
そのため、業務の振り分けも用意になったり、組織の属人化を防ぐことも可能です。
中小企業に適したグループウェアを選ぶ際の４つのポイント
自社にあったグループウェアを選ぶ際に考慮すべき3つのポイントをご紹介します。
(1)グループウェアの導入対象人数・部署から予算をきめる
グループウェアはさまざまありますが、それぞれ価格設定が違います。まず自社でグループウェアにどのくらいの予算が割けるのか考えておきましょう。
予算が決まることで多くの選択肢があるグループウェアが自ずと絞られ、その中から最も要件に適したものを選択することができます。
(2)グループウェアで解決したい課題とそのために必要な機能を整理する
グループウェアには前述した機能の他にも多様な機能が備わっています。
しかし、使いこなせなければ宝の持ち腐れになってしまいます。
まずはグループウェアを使うことで、企業はどんな課題を解決したいのか、そのために必要な機能は何かを整理しましょう。
そうすることで、グループウェアの導入後に必要な機能が搭載されていないことが発覚したり、逆にオーバースペックで不要なコストがかかってしまったりするようなリスクを抑えられます。
まずは自社のワークフローやコミュニケーション、タスク管理状況をはじめとした会社全体の業務の現状を把握して、何をグループウェアで改善したいのかを洗い出しましょう。
(3)クラウド型のグループウェアを検討する
最後に、グループウェアを導入する際のコストを確認しましょう。
結論からいうと、中小企業ではまずクラウド型のグループウェアの導入を検討した方が良いでしょう。
開発コストや運用コスト面の負担が軽いためです。
自社で保有するサーバー上にソフトウェアを導入して利用できるオンプレミス型グループウェアは導入コストが高く運用管理の負担も大きいです。
その代わり、目的に合わせて後から細かくカスタマイズがしやすい特徴があります。
対して、オンライン上で提供されているソフトウェアを、インターネット経由で利用するクラウド型グループウェアは、導入までの時間とコストが抑えられ、運用管理の負担も軽いです。
また、インターネット経由のためセキュリティ面ではオンプレミス型に劣りますが、場所や時間にとらわれずどこでも利用が可能なところも強みです。
ただし、オンプレミス型のように細かくカスタマイズができないことが注意点となります。
(4)誰でも・どのデバイスでも簡単に操作できるものを選ぶ
グループウェアを導入する際は、操作性も重要です。
導入後にグループウェアを使いこなせない人が多く出てきてしまうと、教育のコストがかかってしまうことでかえって業務効率が悪くなるためです。
使いこなせる人と、使いこなせない人が二分されてしまうと業務の属人化の原因にもなりうるので注意すべき点です。
誰でも直感的に活用できて、どのデバイスからでも快適に操作できるようなグループウェアを選ぶと、働く場所や時間にとらわれず活発にコミュニケーションが図れます。
また、ワークフローの改善にも大きく役立つでしょう。
なお、「yaritori」は、1ユーザー1,980円から利用できる問い合わせ管理システムです。複数のメールアドレスに届く問い合わせを一元管理し、事故なく効率的なカスタマーサポートを実現することができます。
14日間のトライアルが可能です。
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中小企業におすすめのグループウェア５つ：比較表
ここからはグループウェアの導入を検討している担当者にオススメのツールを比較表を用いてご紹介します。
| グ ルー プウェア名 | (1)Microsoft 365 Business Standard | (2)NI Collabo 360 クラウド版 | (3)Google Workspace(Business Standard) | (4)desknet’s NEOクラウド版 | (5)サイボウズOfficeスタンダードコース |
| 料金 | 月額¥1,560 / 1ユーザー | ・月額360円 / 1ユーザー ・初期費用50,000円 | 月額1,360円/1ユーザー（1 年契約の場合） | 税込価格 月額440円 / 1ユーザー | 月額500円 / 1ユーザー |
| 特徴 / 機能 | ・クラウド型 ・メール / チャット / 掲示板 ・web会議(社内外どちらも可) ・タスク / スケジュール管理 ・ワークフロー管理 ・リアルタイムでファイル共同編集 ・最大1,000人規模のウェ美なー開催可能 ・24時間電話サポート ・Mac利用者はAccess、Publisherの利用不可 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり | ・クラウド型 ・経費管理、支払い管理 / 交通費精算 ・ワークフロー管理 ・ミーティングアレンジ ・スケジュール管理、業務進捗管理 ・タイムカード ・社内SNS機能(チャット機能として利用可) ・位置情報自動要求 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり | ・クラウド型 ・Gメール / チャット ・ビデオ会議(150人まで) ・スケジュール/ タスク管理 ・リアルタイムでファイル共同編集 ・アンケート機能 ・社内サイト作成 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり | ・クラウド型 ・メール / チャット / 掲示板 ・タスク / スケジュール管理 ・ワークフロー管理 ・リアルタイムでファイル共同編集 ・来訪者管理 ・設備予約 ・社内SNS機能(チャット機能として利用可) ・追加購入でノーコード業務アプリ作成ツールの利用可能 ・スマホアプリあり | ・クラウド型 ・メール / メッセージ / 掲示板 ・タスク / スケジュール管理 ・ワークフロー管理 ・タイムカード ・設備予約 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり |
| おすす めポイント | ・1ヶ月間の無料トライアルあり ・機能の充実度、規模が大きい ・日本語、英語、中国語はじめ世界のほとんどの言語で対応可能 ・グローバルに展開を考えている企業向け ・リモート対応◎ | ・30日間無料トライアルあり ・低価格かつ充実した機能 ・社内ワークフローの改善を検討している企業におすすめ ・日本語、英語対応 ※その他言語じゃ利用企業で言語辞書登録、設定が可能 ・リモート対応◎ | ・14日間無料トライアルあり ・直感的に操作可能なデザイン ・導入~社内浸透のスピードを重視している企業向け ・日本語、英語、中国語はじめ世界のほとんどの言語で対応可能 ・リモート対応◎ | ・30日間無料トライアルあり ・他社グループウェアから乗り換えを兼用している企業におすすめ ・導入サポートが手厚い ・対応言語は日本語/英語 ・リモート対応は拡張機能の追加購入がおすすめ | ・30日間無料トライアルあり ・直感的に操作可能なデザイン ・コストを抑えつつ導入~社内浸透のスピードを重視している企業向け ・リモート対応は月額800円 / 1ユーザーのプレミアムコースの方がおすすめ |
ビジネスチャットツールについて詳しく知りたい場合は「ビジネスチャット比較｜選び方・メリット・おすすめ・無料プランの有無を紹介」もご参照ください。
yaritori
顧客対応などによるメール業務の効率化・改善を検討している方には特に、メール共有システム「yaritori」がおすすめです。
月額1,980円から利用でき、複数のメールを一元化するだけでなく、次の5つの操作が可能なのも大きな特徴となっています。
・複数担当者で同時に同じメールを確認して、チャットコミュニケーションもできる
・メール対応状況が見える化される
・メールテンプレートで対応の統一化・効率化が同時にかなう
・最短1分で導入可能
・gmailに似た仕様で操作が簡単
14日間の無料トライアルや資料請求も可能です。詳細はこちらをご参照ください。
事例についてさらに詳しく知りたい方は「制作業務の顧客サポート対応やプロジェクト管理で活用」もご覧ください。
Microsoft 365 Business Standard
1ユーザーあたり月額¥1,560で利用できる「Microsoft 365 Business Standard」はマイクロソフト社が提供するグループウェアです。
クラウド型のため、常に社内で統一して最新版のMicrosoftアプリケーションを使用できます。
さらに、アップデートも自動的に行われるため、更新する手間がかからないのも特徴です。
スマホやタブレットなど複数のデバイスからでも使えるため、移動時間でも情報共有や作業ができ、多言語対応もしているため、リモートワークや海外への展開を検討している中小企業や、第一言語の違う従業員がいる中小企業におすすめのグループウェアです。
また、ExcelやWord・PowerPointなどを使って、注文書や請求書などの資料を作成する業務が多い中小企業にもおすすめです。Web会議システムやグループチャットができるMicrosoft Teamsも含まれるプランがあり、テレワークを推進したい中小企業にも適しています。
| グループウェア名 | Microsoft 365 Business Standard |
| 料金 | 月額¥1,560 / 1ユーザー |
| 特徴 / 機能 | ・クラウド型 ・メール / チャット / 掲示板 ・web会議(社内外どちらも可) ・タスク / スケジュール管理 ・ワークフロー管理 ・リアルタイムでファイル共同編集 ・最大1,000人規模のウェ美なー開催可能 ・24時間電話サポート ・Mac利用者はAccess、Publisherの利用不可 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり |
| おすすめポイント | ・1ヶ月間の無料トライアルあり ・機能の充実度、規模が大きい ・日本語、英語、中国語はじめ世界のほとんどの言語で対応可能 ・グローバルに展開を考えている企業向け ・リモート対応◎ |
NI Collabo 360
1ユーザー当たり月額360円で利用できる「NI Collabo 360 クラウド版」は、株式会社NIコンサルティングが提供するグループウェアです。
初期費用こそかかりますが、月額360円(1ユーザーあたり)で20以上の機能を制限なく使えるコストパフォーマンスの高さが大きな特徴となっています。
加えて、スマートフォンでの使用もでき、シンプルで分かりやすいUIのため、人や場所を選ばず操作が可能です。
経費管理や、交通費精算、タイムカードといった社内ワークフローの改善に有効な機能が豊富に揃っています。
グループウェアを初めて導入する企業や、中長期的にランニングコストを抑えたい中小企業におすすめです。
| グループウェア名 | NI Collabo 360 クラウド版 |
| 料金 | ・月額360円 / 1ユーザー ・初期費用50,000円 |
| 特徴 / 機能 | ・クラウド型 ・経費管理、支払い管理 / 交通費精算 ・ワークフロー管理 ・ミーティングアレンジ ・スケジュール管理、業務進捗管理 ・タイムカード ・社内SNS機能(チャット機能として利用可) ・位置情報自動要求 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり |
| おすすめポイント | ・30日間無料トライアルあり ・低価格かつ充実した機能 ・社内ワークフローの改善を検討している企業におすすめ ・日本語、英語対応 ※その他の言語は、利用企業で言語辞書登録＆設定が可能 ・リモート対応◎ |
Google Workspace(Business Standard)
Google Workspace(Business Standard)はGoogleが提供しているグループウェアです。
メール、チャット、ビデオ通話、ファイル共有をはじめとしたさまざまなアプリケーションを利用でき、デバイスやandroid/IOS問わず同じファイルにアクセス可能となっています。
また、複数人で同時に同じファイルやデータを編集することが可能なため、web会議をしながら議事録の作成を共有したり、プレゼンの資料を議論しながら同時に編集できるため、リモートワークに向いているグループウェアといえます。
操作も直感的に行うことが可能であり、またプライベートで利用しているユーザーが多いGmailやGoogle Driveと同様の操作性なので、導入後の浸透も早いでしょう。
ただし、社内ワークフロー改善のための機能は少なめです。
リモートワークでの導入を検討している中小企業におすすめのグループウェアです。
| グループウェア名 | Google Workspace(Business Standard) |
| 料金 | 月額1,360円/1ユーザー（1 年契約の場合） |
| 特徴 / 機能 | ・クラウド型 ・Gメール / チャット ・ビデオ会議(150人まで) ・スケジュール/ タスク管理 ・リアルタイムでファイル共同編集 ・アンケート機能 ・社内サイト作成 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり |
| おすすめポイント | ・14日間無料トライアルあり ・直感的に操作可能なデザイン ・導入~社内浸透のスピードを重視している企業向け ・日本語、英語、中国語はじめ世界のほとんどの言語で対応可能 ・リモート対応◎ |
desknet’s NEOクラウド版
desknet’s NEOクラウド版は1ユーザーあたり月額440円(税込)で利用できる、ネオジャパンが提供するサービスです。
スケジュール管理、設備予約、ファイル共有、コミュニケーション機能など27の機能を利用できます。
また、1ユーザーあたり月額880円(税込)のプレミアムコースにすると、業務アプリ作成ツール、設備予約と連携したウェブ会議、スマートフォンとのスケジュール同期なども可能になります。
まずは社内のワークフローを改善し、追ってリモートワークも検討している中小企業にはおすすめです。
| グループウェア名 | desknet’s NEOクラウド版 |
| 料金 | 税込価格 月額440円 / 1ユーザー |
| 特徴 / 機能 | ・クラウド型 ・メール / チャット / 掲示板 ・タスク / スケジュール管理 ・ワークフロー管理 ・リアルタイムでファイル共同編集 ・来訪者管理 ・設備予約 ・社内SNS機能(チャット機能として利用可) ・追加購入でノーコード業務アプリ作成ツールの利用可能 ・スマホアプリあり |
| おすすめポイント | ・30日間無料トライアルあり ・他社グループウェアから乗り換えを兼用している企業におすすめ ・導入サポートが手厚い ・対応言語は日本語/英語 ・リモート対応は拡張機能の追加購入がおすすめ |
サイボウズOffice スタンダードコース
サイボウズOfficeスタンダードコースは1ユーザーあたり月額500円で利用できる、サイボウズ株式会社が提供するグループウェアです。
施設予約、プロジェクト管理、タイムカード、報告書など主に社内ワークフローの改善に有効な機能が豊富に充実しています。
使える機能としては、13種類です。
画面の上部に行いたい操作のアイコンが見えるように設計されているので、パソコンを操作したことのある方であれば分かりやすい操作感でしょう。
「コストを抑えつつ社内ワークフローを改善したい」
「操作のための社内教育などの時間も抑えたい」
そういった企業におすすめのグループウェアです。
月額800円 / 1ユーザーのプレミアムコースを契約すると、業務改善アプリをノーコードで開発できるため、もしスタンダードコースで不足を感じたが場合はアップグレードの検討をしても良いでしょう。
社員数が数十名の中小企業で、多くの企業で導入されている機能を手軽に利用したい場合におすすめのグループウェアとなっています。
| グループウェア名 | サイボウズOfficeスタンダードコース |
| 料金 | 月額500円 / 1ユーザー |
| 特徴 / 機能 | ・クラウド型 ・メール / メッセージ / 掲示板 ・タスク / スケジュール管理 ・ワークフロー管理 ・タイムカード ・設備予約 ・ファイル共有機能 ・スマホアプリあり |
| おすすめポイント | ・30日間無料トライアルあり ・直感的に操作可能なデザイン ・コストを抑えつつ導入~社内浸透のスピードを重視している企業向け ・リモート対応は月額800円 / 1ユーザーのプレミアムコースの方がおすすめ |
まとめ｜自社にあったグループウェアを導入して、業務の効率化を図りましょう
グループウェアにもさまざまな価格設定、機能があります。企業の現状と予算、改善したい部分はどこかを明確にすると、より自社の業務とマッチしたグループウェアを導入することが可能になります。
本記事で紹介したグループウェアはどれもトライアルで使用ができるため、まずは実際に社員の方に使ってもらって使用感を試すのも良いでしょう。
グループウェアについて詳しく知りたい方は「【最新版】グループウェア比較14選｜メリットや選び方を解説、無料サービスも」をご覧ください。
